Робота з реєстром "Інвентаризація"

Мета та суть інвентаризації та коригування

в системі складського обліку

Інвентаризація — це процес перевірки фактичної наявності товарно-матеріальних цінностей на складі та їх порівняння з даними облікової системи. Метою інвентаризації є виявлення розбіжностей між обліковими даними та реальними залишками, а також забезпечення точності складського обліку.

Інвентаризація дозволяє:

• підтвердити наявність товарів на складі;

• виявити нестачі або надлишки;

• виявити помилки в обліку;

• оновити дані для подальшого планування та звітності.

Коригування — це автоматично створений документ, який формується під час завершення інвентаризації зі статусом "Виконано". Він вносить зміни до облікових залишків на складі на основі результатів фактичної перевірки.

У випадках, коли фактична кількість товару відрізняється від облікової, система виконує такі дії:

• Якщо фактична кількість менша — система списує різницю зі складу.

• Якщо фактична кількість більша — система додає різницю до облікових залишків.

• Якщо товар був доданий вручну під час інвентаризації (наприклад, знайдено іншу серію або виявлено товар, що відображався як відсутній) — він також додається до складських залишків.

Таким чином, коригування забезпечує точне відображення фактичного стану складу в системі.

Робота з реєстром "Інвентаризація"

Для роботи з реєстром "Інвентаризація" потрібно зайти у розділ "Адміністрування" --> "Складській облік" --> "Інвентаризація". 

Натиснути на кнопку "Створити" для створення інвентаризація.

Необхідно заповнити всі обов'язкові поля та натиснути кнопку "Розпочати інвентаризацію".

Після натискання кнопки "Розпочати інвентаризацію", система автоматично підтягує всі товари, що знаходяться на обраному складі з кількістю більше 0. Ці позиції додаються до документа інвентаризації для подальшої перевірки.

Обмеження системи під час інвентаризації

Під час створення та збереження інвентаризації в статусі "Чернетка" діють такі обмеження:

1. ❌ Заборонено створення нової інвентаризації для одного і того ж складу, якщо вже існує інвентаризація в статусі "Чернетка".

2. ❌ Заборонено будь-який рух товарів на складі, де триває інвентаризація в статусі "Чернетка". Це означає, що неможливо створювати або редагувати такі документи:

   • Поставки;

   • Переміщення;

   • Списання;

   • Коригування залишків.

3. ❌ Заборонено здійснювати видачу зі складу, у тому числі:

   • Через відомість, сформовану у веб-версії системи;

   • Через мобільний додаток соціального працівника під час виїзної зустрічі.

Робота з товарами у картці інвентаризації

Після створення інвентаризації та натискання кнопки "Розпочати інвентаризацію", у картці документа автоматично відображаються всі товари, що є на складі з кількістю більше 0.

Категорії товарів у списку:

1. Протерміновані товари

   • Відмічені системою автоматично.

   • Редагування заборонене — фактичну кількість змінювати не можна.

   • Включаються лише для інформації.

2. Не протерміновані товари

   • Доступні для редагування.

   • Користувач може вказати фактичну кількість, за результатами перевірки на складі.

Додавання товарів вручну

Крім автоматично підтягнутих товарів, користувач може додати нові позиції вручну у таких випадках:

• Знайдено товар з іншою серією, якого не було в автоматично сформованому списку, але який обліковується на складі.

• Виявлено наявність товару, по якому в системі відображається нульовий залишок.

Для додавання:

1. Натисніть кнопку "Додати".

2. Виберіть товар із довідника.

3. Вкажіть серію, партію (якщо потрібно), та фактичну кількість.

Це дозволяє врахувати всі виявлені товари під час фактичної перевірки і забезпечити точність інвентаризації.

Завершення інвентаризації та створення коригування

Після того як усі позиції в картці інвентаризації перевірені й зафіксовано фактичні кількості:

1. Переконайтесь, що всі необхідні зміни внесені.

2. Натисніть кнопку "Зберегти" (якщо ще не збережено).

3. Переведіть документ у статус "Виконано".

Після завершення роботи з документом інвентаризації та переведення його у статус "Виконано", система автоматично створює документ коригування складських залишків.

У цьому документі враховуються всі виявлені під час інвентаризації розбіжності:

• Товари з надлишком (фактична кількість більша за облікову) — додаються до залишків на складі.

• Товари з нестачею (фактична кількість менша за облікову) — списуються зі складу.

• Нові товари, які були додані вручну під час інвентаризації (наприклад, знайдені на складі, але не відображені в обліку, або з іншою серією), — враховуються в обліку та додаються до складських залишків.

Цей механізм дозволяє актуалізувати облікові дані відповідно до фактичної ситуації на складі, забезпечуючи точність і прозорість складського обліку.

За потреби користувач може експортувати дані документа коригування у формат Excel для подальшої аналітики, звітності або передачі в інші системи.
Функція експорту доступна у відповідному інтерфейсі перегляду документа.

Відображення результатів у "Звіт по матеріалах на складах"

Після завершення інвентаризації (яка включає автоматичне створення документа коригування у разі зміни кількості товарів), а також після ручного створення коригування, інформація про внесені зміни стає доступною у звіті по матеріалах на складах.

У цьому звіті:

• Всі скориговані позиції товарів відображаються в окремій колонці "Коригування".

• У колонці зазначаються кількісні зміни: як додані, так і списані залишки по кожному товару.

• Це дозволяє легко відстежити всі зміни, внесені на підставі результатів інвентаризації або ручних операцій.

Такий підхід забезпечує прозорість обліку та дозволяє оперативно аналізувати вплив інвентаризацій на складські запаси.