Розділ "Складський облік"

• Створення складу соціального працівника
• Поставка ТМЦ на склад організації
• Переміщення товарів з складу організації на склад консультанта
• Перегляд товарів на складі
• Робота з реєстром "Інвентаризація"
• Списання товарів зі складу
• Корегування товарів на складі

Створення складу соціального працівника

Для створення складу потрібно зайти у розділ "Адміністрування" --> "Складській облік" --> "Склади". 

Натиснути на кнопку "Створити" для створення складу соціального співробітника.

Заповнити обов’язкові атрибути:

• Атрибут "Соціальний працівник" - потрібно обрати соціального працівника зі списку (для зручності доступний "швидкий пошук" за літерами, що містяться в ПІБ). 
• Атрибут "Назва" - система автоматично заповнює поле, додаючи до ПІБ соціального працівника слово "Склад", з можливістю редагування за бажанням. 

Натиснути кнопку "Зберегти" для збереження складу. 

 

 

Поставка ТМЦ на склад організації

Для створення поставки потрібно зайти у розділ "Адміністрування" --> "Складській облік" --> "Рух товарів". 

Натиснути на кнопку "Створити" для створення поставки.

Заповнити обов’язкові атрибути:

• Атрибут "Тип руху" - при поставці товару на склад встановлюється "Поставка". 

• Атрибут "Дата" - потрібно обрати з календаря потрібну дату чи ввести вручну з клавіатури. 

• Атрибут "Номер накладної" - ввести в ручну з клавіатури, поле приймає літери і цифри.

• Атрибут "Куди" - оберіть організацію зі списку, до якого постачаються товари.

• Атрибут "Статус" - оберіть зі списку статус "Виконано" (наразі не задіяно).

• Атрибут "Додати номенклатуру" - оберіть зі списку, система дозволяє використовувати "швидкий пошук" за літерами, що містяться в назві номенклатури. 

Натиснути на кнопку "Додати". 

Після додавання "Номенклатури" до системи потрібно внести такі поля:

1. Серія - ввести серію з клавіатури. Система дозволяє вводити літери та цифри;
2. Термін придатності - обрати з календаря або ввести вручну з клавіатури;
3. Вартість (один) - ввести число (вартість товару за одиницю), десяткові та соті значення вводяться через крапку;
4. Кількість - ввести ціле число (кількість товару, який поступає на склад).

Система дозволяє вносити велику кількість товарів в одній накладній, додаючи їх аналогічно до вже доданого товару.

Для збереження поставки потрібно натиснути кнопку "Зберегти".

Переміщення товарів з складу організації на склад консультанта

У реєстрі "Рух товарів" потрібно натиснути на кнопку "Створити" для створення переміщення.

Заповнити обов’язкові атрибути:

• Атрибут "Тип руху" - при переміщенні товару з складу на склад встановлюється "Переміщення". 

• Атрибут "Дата" - потрібно обрати з календаря потрібну дату чи ввести вручну з клавіатури. 

• Атрибут "Номер накладної" - ввести в ручну з клавіатури, поле приймає літери і цифри.

• Атрибут "Звідки" - оберіть склад зі списку з якого буде відбуватися переміщення товарів.

• Атрибут "Куди" - оберіть склад зі списку, до якого постачаються товари.

• Атрибут "Статус" - оберіть зі списку статус "Виконано" (наразі не задіяно).

• Атрибут "Додати номенклатуру" - оберіть зі списку, система дозволяє використовувати "швидкий пошук" за літерами, що містяться в назві номенклатури. 

Натиснути на кнопку "Додати". 

Після додавання "Номенклатури" до системи потрібно внести такі поля:

• Серія - заповнюється автоматично, якщо обрана номенклатура має лише одну серію. Якщо серій кілька, потрібно вибрати потрібну з випадаючого списку;

• Термін придатності  та Вартість (один) - буде заповнено системою автоматично з номенклатури;

• Кількість - ввести ціле число (кількість товару, який переміщуєте зі складу).

Система дозволяє вносити велику кількість товарів в одній накладній, додаючи їх аналогічно до вже доданого товару.

Для збереження поставки потрібно натиснути кнопку "Зберегти".

Перегляд товарів на складі

Для створення поставки потрібно зайти у розділ "Адміністрування" --> "Складській облік" --> "Товари на складі". 

У реєстрі "Товари на складі" для перегляду та пошуку товарів використовуються кілька фільтрів:

• Фільтр "Відобразити тільки наявні" реалізовано перемикачем з двома положеннями: "Вкл" (зелений колір) — відображає тільки наявні товари (кількість більше 0), та "Викл" (сірий колір) — показує всі товари, включно з тими, що закінчились. 

• Фільтр "Тип складу" реалізовано випадаючим списком з наступними значеннями: "Всі", "Склади моєї організації", "Склади працівників". Потрібно обрати відповідне значення зі списку.

• Фільтр "Кнопка у вигляді лупи" дає змогу відфільтрувати товари за значеннями атрибутів: Номенклатура, Серія, Термін придатності, Вартість, Кількість, Звідки надійшло, Дата надходження.

Робота з реєстром "Інвентаризація"

Мета та суть інвентаризації та коригування

в системі складського обліку

Інвентаризація — це процес перевірки фактичної наявності товарно-матеріальних цінностей на складі та їх порівняння з даними облікової системи. Метою інвентаризації є виявлення розбіжностей між обліковими даними та реальними залишками, а також забезпечення точності складського обліку.

Інвентаризація дозволяє:

• підтвердити наявність товарів на складі;

• виявити нестачі або надлишки;

• виявити помилки в обліку;

• оновити дані для подальшого планування та звітності.

Коригування — це автоматично створений документ, який формується під час завершення інвентаризації зі статусом "Виконано". Він вносить зміни до облікових залишків на складі на основі результатів фактичної перевірки.

У випадках, коли фактична кількість товару відрізняється від облікової, система виконує такі дії:

• Якщо фактична кількість менша — система списує різницю зі складу.

• Якщо фактична кількість більша — система додає різницю до облікових залишків.

• Якщо товар був доданий вручну під час інвентаризації (наприклад, знайдено іншу серію або виявлено товар, що відображався як відсутній) — він також додається до складських залишків.

Таким чином, коригування забезпечує точне відображення фактичного стану складу в системі.

Робота з реєстром "Інвентаризація"

Для роботи з реєстром "Інвентаризація" потрібно зайти у розділ "Адміністрування" --> "Складській облік" --> "Інвентаризація". 

Натиснути на кнопку "Створити" для створення інвентаризація.

Необхідно заповнити всі обов'язкові поля та натиснути кнопку "Розпочати інвентаризацію".

Після натискання кнопки "Розпочати інвентаризацію", система автоматично підтягує всі товари, що знаходяться на обраному складі з кількістю більше 0. Ці позиції додаються до документа інвентаризації для подальшої перевірки.

Обмеження системи під час інвентаризації

Під час створення та збереження інвентаризації в статусі "Чернетка" діють такі обмеження:

1. ❌ Заборонено створення нової інвентаризації для одного і того ж складу, якщо вже існує інвентаризація в статусі "Чернетка".

2. ❌ Заборонено будь-який рух товарів на складі, де триває інвентаризація в статусі "Чернетка". Це означає, що неможливо створювати або редагувати такі документи:

   • Поставки;

   • Переміщення;

   • Списання;

   • Коригування залишків.

3. ❌ Заборонено здійснювати видачу зі складу, у тому числі:

   • Через відомість, сформовану у веб-версії системи;

   • Через мобільний додаток соціального працівника під час виїзної зустрічі.

Робота з товарами у картці інвентаризації

Після створення інвентаризації та натискання кнопки "Розпочати інвентаризацію", у картці документа автоматично відображаються всі товари, що є на складі з кількістю більше 0.

Категорії товарів у списку:

1. Протерміновані товари

   • Відмічені системою автоматично.

   • Редагування заборонене — фактичну кількість змінювати не можна.

   • Включаються лише для інформації.

2. Не протерміновані товари

   • Доступні для редагування.

   • Користувач може вказати фактичну кількість, за результатами перевірки на складі.

Додавання товарів вручну

Крім автоматично підтягнутих товарів, користувач може додати нові позиції вручну у таких випадках:

• Знайдено товар з іншою серією, якого не було в автоматично сформованому списку, але який обліковується на складі.

• Виявлено наявність товару, по якому в системі відображається нульовий залишок.

Для додавання:

1. Натисніть кнопку "Додати".

2. Виберіть товар із довідника.

3. Вкажіть серію, партію (якщо потрібно), та фактичну кількість.

Це дозволяє врахувати всі виявлені товари під час фактичної перевірки і забезпечити точність інвентаризації.

Завершення інвентаризації та створення коригування

Після того як усі позиції в картці інвентаризації перевірені й зафіксовано фактичні кількості:

1. Переконайтесь, що всі необхідні зміни внесені.

2. Натисніть кнопку "Зберегти" (якщо ще не збережено).

3. Переведіть документ у статус "Виконано".

Після завершення роботи з документом інвентаризації та переведення його у статус "Виконано", система автоматично створює документ коригування складських залишків.

У цьому документі враховуються всі виявлені під час інвентаризації розбіжності:

• Товари з надлишком (фактична кількість більша за облікову) — додаються до залишків на складі.

• Товари з нестачею (фактична кількість менша за облікову) — списуються зі складу.

• Нові товари, які були додані вручну під час інвентаризації (наприклад, знайдені на складі, але не відображені в обліку, або з іншою серією), — враховуються в обліку та додаються до складських залишків.

Цей механізм дозволяє актуалізувати облікові дані відповідно до фактичної ситуації на складі, забезпечуючи точність і прозорість складського обліку.

За потреби користувач може експортувати дані документа коригування у формат Excel для подальшої аналітики, звітності або передачі в інші системи.
Функція експорту доступна у відповідному інтерфейсі перегляду документа.

Відображення результатів у "Звіт по матеріалах на складах"

Після завершення інвентаризації (яка включає автоматичне створення документа коригування у разі зміни кількості товарів), а також після ручного створення коригування, інформація про внесені зміни стає доступною у звіті по матеріалах на складах.

У цьому звіті:

• Всі скориговані позиції товарів відображаються в окремій колонці "Коригування".

• У колонці зазначаються кількісні зміни: як додані, так і списані залишки по кожному товару.

• Це дозволяє легко відстежити всі зміни, внесені на підставі результатів інвентаризації або ручних операцій.

Такий підхід забезпечує прозорість обліку та дозволяє оперативно аналізувати вплив інвентаризацій на складські запаси.

Списання товарів зі складу

Списання товарів — це процес вилучення товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) зі складу у випадках, коли їх більше не можна використовувати або вони передаються за межі організації. Списання забезпечує точність складського обліку та дає можливість своєчасно відображати зміни в наявності товарів.

Основні причини списання:

• закінчення терміну придатності;

• передача іншій організації (ЗОЗ, НУО тощо);

• використання на заходах або акціях.

Списані товари автоматично виключаються зі складу, що дозволяє підтримувати актуальні залишки в системі.

Для створення списання потрібно зайти у розділ "Адміністрування" --> "Складській облік" --> "Рух товарів". 

Натиснути на кнопку "Створити" для створення списання.

Заповнити обов’язкові атрибути:

• Атрибут "Тип руху" - при поставці товару на склад встановлюється "Списання". 

• Атрибут "Дата" - потрібно обрати з календаря потрібну дату чи ввести вручну з клавіатури. 

• Атрибут "Номер накладної" - ввести в ручну з клавіатури, поле приймає літери і цифри.

• Атрибут "Проект" - оберіть проект зі списку.

• Атрибут "Звідки" - оберіть організацію зі списку, з якої списується товар.

• Атрибут "Причина списання" - оберіть зі списку причину списання.

• Атрибут "Додати номенклатуру" - оберіть зі списку, система дозволяє використовувати "швидкий пошук" за літерами, що містяться в назві номенклатури. 

Натиснути на кнопку "Додати". 

Після додавання "Номенклатури" до системи потрібно внести такі поля:

1. Серія - обрати серію з випадаючого списку;
2. Термін придатності - заповняється автоматично; 
3. Вартість (один) - заповняється автоматично; 
4. Кількість - ввести ціле число (кількість товару, який списується зі складу).

• Атрибут "Статус" - оберіть зі списку статус "Чернетка" або "Виконано".

Для збереження поставки потрібно натиснути кнопку "Зберегти".

Корегування товарів на складі

Корегування — це процес внесення змін до облікових залишків матеріально-технічних цінностей (ТМЦ) у системі у випадках, коли фактична кількість товару не відповідає даним, зафіксованим у програмі.

Таке коригування може здійснюватися, зокрема:

• після інвентаризації;

• у разі помилкового списання чи оприбуткування;

• для уточнення даних при виявленні розбіжностей.

Метою є забезпечення актуального та достовірного стану обліку ТМЦ, що є критично важливим для прозорості внутрішнього контролю та формування звітності.

Для створення списання потрібно зайти у розділ "Адміністрування" --> "Складській облік" --> "Рух товарів". 

Натиснути на кнопку "Створити" для створення списання.

Заповнити обов’язкові атрибути:

• Атрибут "Тип руху" - при поставці товару на склад встановлюється "Корегування". 

• Атрибут "Номер накладної" - ввести в ручну з клавіатури, поле приймає літери і цифри.

• Атрибут "Проект" - оберіть проект зі списку.

• Атрибут "Звідки" - оберіть організацію зі списку, з якої списується товар.

• Атрибут "Додати номенклатуру" - оберіть зі списку, система дозволяє використовувати "швидкий пошук" за літерами, що містяться в назві номенклатури. 

Натиснути на кнопку "Додати". 

Після додавання "Номенклатури" до системи потрібно внести такі поля:

1. Серія - обрати серію з випадаючого списку;
2. Термін придатності - заповняється автоматично; 
3. Вартість (один) - заповняється автоматично; 
4. Кількість - ввести ціле число (кількість товару, який корегується).

• Атрибут "Статус" - оберіть зі списку статус "Виконано".

Для збереження корегування потрібно натиснути кнопку "Зберегти".