Логістика АРТ/ДКП
- Відміна видачі препаратів та видалення рецепту
- Робота із заблокованими препаратами
- Інвентаризація місця зберігання
- Залишки моєї організації
- Прийняття ТМЦ на склад
- Коригування залишків препаратів
- Видача препаратів за рецептами
- Проведення інвентаризації для препаратів термін придатності, яких закінчився
- Найпоширеніші запитання
Відміна видачі препаратів та видалення рецепту
Для відміни видачі препаратів необхідно перейти в модуль «Видача», відкрити реєстр «Видача препарату» та знайти потрібну картку:
Відкриваємо необхідну картку [Видача пацієнту] та скасовуємо видачу препаратів, натиснувши вгорі кнопку спецдії [Відмітити видачу] (1)
Система повертає картку зі стану «Списано/видано» в стан «Проект». Далі з таблиці «Упаковки, що списуються» видаляємо кожен препарат кнопкою [Видалити] (2), а саму картку видаляємо через верхню кнопку спецдії [Видалити] (3). В результаті препарати повертаються до свого місця зберігання, рецепт зміне свій стан з «Видано» («Частково видано») на «Зареєстровано», а картка буде видалена системою.
Увага! Реєстр «Видача препарату» має підреєстри «Не видані» та «Видані». Перевірте в обох підреєстрах необхідну картку реєстру (їх може бути декілька) та видаліть всі картки даного рецепту.
Після цих дій переходимо в реєстр «Рецепти», знаходимо необхідний рецепт в стані «Зареєстровано», відкриваємо та видаляємо його кнопкою спецдії «Видалити». Картку рецепта буде видалено
Робота із заблокованими препаратами
Для перевірки чи є заблоковані препарати, потрібно перейти в модуль «Логістика» та відкрити реєстр «Заблоковані для переміщення» препарати
Якщо такі картки існують, то необхідно перевірити чому вони заблоковані. Для цього потрібно відкрити кожну картку та натиснути на [Заблоковано для]
Система відкриває заблоковану картку [Видача пацієнту] яка буде в стані «Проект». Далі:
- якщо в картці відображаються препарати в 2-х таблицях «Зміст рецепту» та «Упаковки, що списуються», перевірте її чи була фактична видача. У разі «так», натисніть вгорі кнопку спецдії [Видати]. Система переведе картку зі стану «Проект» у стан «Списано/видано»
У разі «ні», видаліть картку [Видача пацієнту] та поверніть препарати до свого місця зберігання.
- якщо в картці відображається одна таблиця «Упаковки, що списуються», потрібно Видалити (1) кожен препарат з таблиці та повернути препарати до свого місця зберігання, а саму картку Видалити (2)
Інвентаризація місця зберігання
У процесі роботи, якщо фактичні залишки ТМЦ не співпадають з обліковими, необхідно проводити Інвентаризацію місця зберігання для виправлення технічної помилки на складі (місця зберігання).
Для проведення інвентаризації необхідно перейти в реєстр «Інвентаризація місця зберігання» та натиснути кнопку [Створити]
У результаті буде створено та відкрито картку Інвентаризація місця зберігання. У відкритій картці обираємо Бюджет, Місце зберігання та натискаємо кнопку [Генерувати]
Після генерування у робочій області закладки Об’єкти інвентаризації відобразяться всі ТМЦ у вигляді таблиці, які є в наявності на поточному місці зберігання:
1) Якщо при фактичному підрахунку ТМЦ їх фактична кількість співпала з генерованою, тоді в системі слід вказати повну відповідність згенерованої та фактичної кількості. Для цього слід натиснути кнопку [Відповідність]. Стан позицій змінюється на Перевірено, а в полі позначка відображається знак
.
2) Якщо при фактичному підрахунку ТМЦ їх фактична кількість не співпадає з генерованою, тоді в системі слід натиснути [Невідповідність], після чого система відкриє діалогове вікно. Після заповнення необхідних полів та збереження даних, система змінить стан позиції на «Невідповідність», а в полі позначка відобразить знак
3) Якщо ТМЦ відсутні на складі їх необхідно прийняти від іншого ЗОЗ
УВАГА! Усі позиції повинні бути відзначені як "Відповідність" або "Невідповідність" перед завершенням інвентаризації
Для завершення інвентаризації слід скористатися спецдією «Завершити інвентаризацію»:
Далі система видає повідомлення, що після завершення інвентаризації редагування буде неможливе
При натисканні «Так» стан інвентаризаційної картки зміниться з «Проект» на «Проведено», а скореговані залишки відобразяться в реєстрі «Залишки моєї організації», а саме в стані «Прийнятті на склад»:
Залишки моєї організації
Реєстр «Залишки моєї організації» містить інформацію про дії, що були проведені з ТМЦ. Для перегляду конкретного препарату, слід двічі натиснути на запис в таблиці або натиснути кнопку Відкрити, після чого система відкриє картку препарату.
Даний реєстр доступний тільки для перегляду. Над записами та колонками дії не передбачені.
Препарати у реєстрі мають такі стани:
- Прийнято на склад – стан встановлюється тим ТМЦ, які були прийняті на склад (фактичні залишки ТМЦ)
- Видані пацієнту – стан встановлюється тим ТМЦ, які були видані пацієнту згідно рецепту.
- Заблоковано для переміщення – стан встановлюється тим ТМЦ для яких створено Видача пацієнту у стані «Проект» або створено Переміщення у стані «Проект».
- Списано – стан встановлюється тим ТМЦ, які були списані зі складу.
- Передано – стан встановлюється тим ТМЦ для яких було створено переміщення (внутрішнє або між складами) та яке має стан «Передано».
Прийняття ТМЦ на склад
Для прийняття на склад препаратів від обласного центру слід зайти в реєстр «Переміщення між складами» (або на реєстр «Внутрішнє переміщення» за умови надходження ТМЦ від основного складу своєї організації), знайти свою накладну із необхідним номером та датою.
Для відкриття картки, слід натиснути кнопку Відкрити або двічі натиснути на запис у реєстрі лівою клавішею миші
Для початку прийняття, слід натиснути на спеціальну дію [Розпочати прийняття]:
Після чого створюється закладка [Прийняття партій]
Якщо партія ТМЦ надійшла на склад в повному обсязі тоді для прийняття партії ТМЦ, слід натиснути кнопку [Прийняти партію] (1). Після цього система:
‒ автоматично заповнить в таблиці поле «Фактично надійшло»;
‒ в полі для спеціальної позначки виведе знак , який свідчить про те, що партія ТМЦ прийнята в повному обсязі
Для завершення прийняття всіх позицій ТМЦ на склад, слід скористатися спеціальною дією «Прийняти» (2):
Після використання даної спецдії картка «Переміщення між складами» перейде в стан «Прийнято», ТМЦ будуть зараховані на поточний склад прийняття та блокуються дії над таблицею
Якщо слід відмінити передані на склад ТМЦ, то слід натиснути на спеціальну дію [Повернути передані ТМЦ]:
Стан картки «Передано» зміниться на значення «Проект»
Коригування залишків препаратів
Створити картку інвентаризації, обрати бюджет та натиснути [Генерувати]:
Система згенерує всі залишки препаратів поточного місця зберігання по даному бюджету.
Якщо залишки в системі співпадають з фактичними залишками на складі, потрібно проставити [Відповідність]
Якщо фактична кількість не співпадає з генерованою - проставити [Невідповідність]
Та внести фактичну кількість упаковок (наприклад, 55):
В загальному переліку картки відповідні позиції позначаються , невідповідні -
. Якщо дані внесені коректно [Завершити інвентаризацію]
Видача препаратів за рецептами
Для видачі препаратів за рецептом, слід перейти на реєстр [Рецепти] після чого в робочій області відобразиться таблиця з усіма рецептами:
Далі обрати відповідний Зареєстрований рецепт, відкрити та Згенерувати видачу:
Після чого відкриється форма [Видача пацієнту]:
Через кнопку [Додати інші позиції] додаємо препарати, які будуть видаватися пацієнту та натискаємо [Ок]:
Після внесення всіх даних потрібно натиснути кнопку [Видати]:
Стан картки змінюється на «Видано/списано» та позиції списуються зі складу:
Картки видачі та її стан можна переглянути у реєстрі «Видача препарату»:
Проведення інвентаризації для препаратів термін придатності, яких закінчився
- Для проведення інвентаризації (коригування залишків ТМЦ) перейти в модуль “Логістика”:
- Щоб перевірити наявність на складі препаратів із завершеним терміном придатності перейти в реєстр “Залишки моєї організації”:
- Натиснути кнопку “Оновити” (на головній панелі інструментів):
- “Прийняті на склад” - містить інформацію про фактичні залишки ТМЦ. В робочій області з’явиться перелік всіх препаратів наявних на складі.
Зверніть увагу на наявність колонок “Термін придатності”, “Бюджет” та “Місце зберігання”:
Якщо ці колонки відсутні в робочій області, необхідно їх додати. Для цього на “заголовку” колонок натиснути правою кнопку мишки та обрати дію “Налагодження колонок”:
Також дію “Налагодження колонок” можна активувати, якщо перейти на вкладку “Вигляд”:
В переліку можливих для відображення в робочій області колонок обов'язково поставити “галочки” колонкам “Термін придатності”, “Бюджет” та “Місце зберігання”:
- Закрити “Налагодження колонок”:
- В колонці “Термін придатності” натиснути на значок
“Фільтр” та відфільтрувати дані за терміном придатності. Обрати необхідну умову щодо терміну придатності, враховуючи поточну дату та натиснути кнопку “Застосувати”
В робочій області залишиться перелік препаратів, який відповідає умовам фільтрації щодо термінів придатності:
Якщо немає препаратів, які відповідають умовам фільтрації, перелік буде порожній.
Якщо є препарати з завершеним терміном придатності, необхідно провести інвентаризацію.
- Перейти на реєстр “Інвентаризація місця зберігання”:
- Натиснути кнопку “Створити”:
Відкриється картка проведення Інвентаризації. Обрати необхідну дату (по замовченню - поточна дата), номер інвентаризації можна надрукувати або система присвоїть його автоматично. В полях “Бюджет”(1) та “Місце зберігання”(2) обрати необхідні дані з випадного переліку. Натиснути кнопку “Генерувати” (3):
Відкриється діалогове вікно системи. Натиснути кнопку “Так”:
Зверніть увагу! Інвентаризацію необхідно проводити окремо за кожним бюджетом та місцем зберігання, по якому є препарати з завершеним терміном придатності.
Після виконання дії “Генерувати” в робочій області “Об’єкти інвентаризації” будуть виведені всі препарати, які наявні на складі за обраними параметрами “Бюджет” та “Місце зберігання” незалежно від їх Терміну придатності.
Колонка “Термін придатності” буде доступна для фільтрації в робочій області “Об’єкти інвентаризації”.
В колонці “Термін придатності” натиснути на значок “Фільтр” та відфільтрувати дані за терміном придатності. Обрати необхідну умову щодо терміну придатності, враховуючи поточну дату та натиснути кнопку “Застосувати”:
Для кожного препарату з переліку, термін придатності якого завершився, натискати кнопку “Невідповідність”:
Відкриється форма “Партія ТМЦ”. В полі “Фактично упаковок” замість кількості наявних наразі упаковок надрукувати 0 (нуль). Так само (за наявності даних) обнулити і поля “ПУ” та “од.”:
Після цього натиснути “Ок”.
Зліва поряд з препаратом, який списується, з’явиться позначка:
Такі дії необхідно виконати з усіма препаратами з переліку, термін придатності яких завершився. Після завершення роботи з препаратами з завершеним терміном придатності, необхідно очистити фільтр по Терміну придатності. Для цього натиснути кнопку “Очистити фільтр” знизу робочої області:
Для препаратів з переліку, термін яких не завершився, необхідно натиснути кнопку “Відповідність” . Таким чином кількість таких препаратів не зміниться:
Зліва поряд з препаратом, який має “Відповідність”, з’явиться позначка:
Після завершення всіх дій натиснути кнопку “Завершити інвентаризацію”:
Якщо в переліку будуть препарати, у яких не проставлено “Відповідність” або “Невідповідність” з’явиться сповіщення:
Необхідно натиснути “Ок” та виправити.
Якщо все виконано вірно, всім записам з переліку проставлено “Відповідність” або “Невідповідність”, з’явиться повідомлення:
Натиснути «Так». Стан картки Інвентаризації з “Проект” зміниться на “Проведено”:
Закрити картку Інвентаризації.
Повторити дії по проведенню Інвентаризації для кожного бюджету та місцю зберігання, по якому є препарати з завершеним терміном придатності.
УВАГА! У випадку відсутності Місця зберігання для препаратів необхідно провести Інвентаризацію складу
Перейти на реєстр “Інвентаризація складу”
Натиснути кнопку “Створити”
Відкриється картка проведення Інвентаризації складу. Обрати необхідну дату (по замовченню - поточна дата), номер інвентаризації можна надрукувати або система присвоїть його автоматично. В полі “Бюджет” обрати необхідний з випадного переліку. Натиснути кнопку “Генерувати”:
Відкриється діалогове вікно системи. Натиснути кнопку “Так”:
Зверніть увагу! Інвентаризацію необхідно проводити окремо за кожним бюджетом по якому є препарати з завершеним терміном придатності.
Після виконання дії “Генерувати” в робочій області “Об’єкти інвентаризації” будуть виведені всі препарати, які наявні на складі за обраним параметром “Бюджет” незалежно від їх Терміну придатності. Для кожного препарату з переліку, термін придатності якого завершився, натискати кнопку “Невідповідність”:
Відкриється форма “Партія ТМЦ”. В полі “Фактично упаковок“ замість кількості наявних наразі упаковок надрукувати 0 (нуль). Так само (за наявності даних) обнулити і поля “ПУ” та “од.”:
Після цього натиснути “Ок”.
Зліва поряд з препаратом, який списується, з’явиться позначка :
Такі дії необхідно виконати з усіма препаратами з переліку, термін придатності яких завершився.
Для препаратів з переліку, термін яких не завершився, необхідно натиснути кнопку “Відповідність” . Таким чином кількість таких препаратів не зміниться:
Після завершення всіх дій натиснути кнопку “Завершити інвентаризацію”:
Якщо в переліку будуть препарати, у яких не проставлено “Відповідність” або “Невідповідність” з’явиться сповіщення:
Необхідно натиснути “Ок” та виправити. Якщо все виконано вірно, всім записам з переліку проставлено “Відповідність” або “Невідповідність”, з’явиться повідомлення:
Натиснути «Так». Стан картки Інвентаризації з “Проект” зміниться на “Проведено”.
Закрити картку Інвентаризації.
Повторити дії по проведенню Інвентаризації для кожного бюджету по якому є препарати з завершеним терміном придатності.
Найпоширеніші запитання
Де перевірити наявність препаратів на складі в ІС СЗХ?
Наявність препаратів на складі можна перевірити в модулі [Логістика], ставши на реєстр [Залишки моєї організації] - [Прийняті на склад] та натиснути [Оновити].
Якщо в лікувальному закладі декілька “Місць зберігання”, можна скористатися фільтрацією по цьому полю та обрати тільки перелік препаратів по потрібному місцю зберігання
Де знайти накладну від обласного центру та як прийняти її на склад?
Для отримання препаратів від обласного Центру перейти на реєстр [Переміщення між складами] - [Надходження] - [Нові надходження], натиснути [Оновити].
В загальному вікні відобразяться всі накладні зі станом [Передано]:
Відкрити потрібну та натиснути [Розпочати прийняття]:
Далі перейти на вкладку [Прийняття партій], відмітити кожен препарат кнопкою [Прийняти партію] та натиснути [Прийняти]:
Що робити, якщо кількість препаратів в ІС СЗХ не відповідає фактичним залишкам на складі?
Для коригування залишків потрібно зробити інвентаризацію місця зберігання. Обрати відповідний реєстр, натиснути [Створити]:
В картці створення інвентаризації обрати “Номер інвентаризації”, “Бюджет”, за потребою відкоригувати “Дату інвентаризації”, натиснути [Генерувати]:
Після генерації з’явиться перелік препаратів по обраному бюджету.
Користуючись кнопками [Відповідність] та [Невідповідність], проставити фактичні залишки по кожній позиції. По завершенню натиснути [Завершити інвентаризацію]:
Як видалити помилково створену накладну?
-
Якщо накладна в стані “Проект”, тобто не передана, потрібно видалити всі позиції з картки та [Видалити] загальною кнопкою зверху
-
Якщо накладна в стані “Передано”, складу-отримувачу необхідно знайти цю накладну та натиснути [Повернути передані ТМЦ]. Накладна знов буде в стані “Проект”, яку вже можна буде видалити.
-
Якщо накладна вже помилково Прийнята, складу-отримувачу потрібно створити накладну-повернення з тими ж самими препаратами.