Модуль ТМЦ

• Налаштування модулю ТМЦ
• Робота з модулем ТМЦ
• Звітність у модулі ТМЦ

Налаштування модулю ТМЦ

Даний модуль містить перелік довідників для налаштування роботи ТМЦ. В довідники модулю вноситься інформація по лікарських засобах та виробах медичного призначення, вказується інформація по одиницях вимірювання виробів, виробниках, вноситься інформація про бюджет та склади виробів.

Також в даному модулі зазначені необхідні довідники подій, що відбуваються з переміщенням, витратами та прибутками виробів: оприбуткування, використання, переміщення, інвентаризація, реєстр залишків. 

Налаштування складів (місць зберігання)

• Довідник "Матеріально - відповідальні особи"

В довіднику "Матеріально - відповідальні особи" потрібно вказати перелік спеціалістів, які будуть проводити облік, надходження та списання товарно-матеріальних цінностей ЛЗ.

Увага! Для реєстрації матеріально-відповідальної особи у відповідному довіднику, має бути попередня реєстрація спеціаліста в ЛІМС. Для реєстрації спеціаліста в ЛІМС необхідно звернутися до операторів технічної підтримки ЛІМС або надіслати листа.

• Довідник "Склади"

Для створення складу/місця зберігання в довіднику "Склади" потрібно натиснути кнопку "Створити" та заповнити потрібні поля.

Увага! Для коректної роботи звітних форм модулю поля "Тип складу" і "Підпорядкування" заповнюється за такою логікою вказаною в таблиці. 

Місце зберігання/склад	Тип складу	Підпорядкування
Основні склади закладу (отримують ТМЦ від постачальників і видають у відділення чи інші структурні підрозділи)	Склад	Не заповнюється!
Місця зберігання у відділеннях/структурних підрозділах	Відділення	Не заповнюється!
Місця зберігання на постах та у кабінетах	Обирається один з трьох варіантів: Пост Кабінет Маніпуляційна кімната	Обов’язково вказується відділення/структурний підрозділ, якому підпорядковано пост чи кабінет

• Налаштування видимості складів

При налаштуванні видимості складу потрібно врахувати, що видимість може бути створено для двох типів об’єктів управління залишками: спеціаліст та відділення.

• Якщо обрати СПЕЦІАЛІСТ, то в полі "Спеціалісти" потрібно обрати тих працівників, які будуть проводити будь-які операції руху ТМЦ (оприбуткування, переміщення, використання чи інвентаризацію) по даному складу.
• Видимість з типом ВІДДІЛЕННЯ потрібно додати лише, якщо списання ТМЦ буде проводитись медичними працівниками певного відділення ЛЗ з ЕМК чи карток медичних записів конкретних пацієнтів з залишків саме цього складу.

 

Довідник "Групи номенклатури"

Для створення нової групи номенклатури перейдіть у довідник "Групи номенклатури" та натисніть кнопку "Створити".

 

У вікні, що відкриється, вкажіть код групи, її  та, за потреби, оберіть назву батьківської групи, до якої зі створених раніше груп буде підпорядковуватися ця група.

Далі натисніть кнопку "Зберегти і закрити". Групу номенклатури додано.

 

Додавання одиниць вимірювання

Група довідників "Одиниці вимірювання" складається з двох довідників:

• Групи одиниць вимірювання
• Одиниці вимірювання

Увага! Ці довідники є централізованими, і зміни в них зазвичай вносять спеціалісти служби технічної підтримки МІС.

Довідник "Групи одиниць вимірювання" є стандартизованим і включає такі позиції:

Довідник "Одиниці вимірювання" є стандартизованим з можливістю додати нові одиниці вимірювання за необхідністю.

Для цього потрібно перейти в довідник, натиснути кнопку "Створити". 

У модальному вікні, яке відкриється, необхідно заповнити дані.

Увага! Для коректної роботи функції Імпорту/Експорту переліку номенклатурних позицій в картках документів руху у файл формату Excel обов’язково має бути заповнено поле "Код КСПВО".

При необхідності внесення складної одиниці вимірювання, необхідно проставити відмітку "Складна одиниця вимірювання" та ввести дані в поле "Чисельник" та "Знаменник".

 

Каталог номенклатури

В каталог номенклатури необхідно додати перелік медичних виробів та лікарських засобів, з якими працює ЛЗ. В процесі роботи з модулем його можна доповнювати за необхідності новими номенклатурними позиціями.

Для заповнення потрібно перейти у довідник "Номенклатура" та натиснути "Створити". 

По кожній номенклатурі в картці довідника заповнюються:

• Артикул;
• Бухгалтерська назва;
• Група, до якої належить дана номенклатура;

за необхідністю Виробник та Коментар.

Увага! Поле "Артикул" — основне поле, яке використовується для зв’язку з бухгалтерським обліком і має бути заповнене коректно. Якщо артикул не внесено вручну, система автоматично проставляє артикул із приставкою MІС.

Далі натисніть кнопку "Зберегти і закрити". 

За потреби Каталог номенклатури закладу можна імпортувати в систему з попередньо підготованого Excel-файлу у вигляді таблиці з такими стовпцями.

Article	Name	GroupCode	GroupName
122	Шапочка-берет мед. н/ст	319	Засоби індивід.захисту
П308	Респіратор ffp2	319	Засоби індивід.захисту
4/201	Рукавички н/ст неприпудр.латекс	319	Засоби індивід.захисту
П5	Бахіли н/ст "Славна" №50	319	Засоби індивід.захисту
П6	Рукавички н/ст. медичні нітрилові огляд.IGAR 7-8	319	Засоби індивід.захисту

 

Довідник "Бюджети"

В довіднику "Бюджет" вказується перелік джерел, з яких фінансується придбання чи отримання медичних виробів та лікарських засобів. Щоб додати джерело фінансування потрібно натиснути кнопку "Створити" та заповнити усі необхідні поля. 

 

Довідник "Виробники"

В довіднику "Виробники" є можливість додати необхідний перелік виробників товарів та матеріальних цінностей, натиснути кнопку "Створити" на головній панелі та додати необхідну назву виробника. 

 

Внесення залишків для початку роботи з модулем

Для старту роботи з модулем, в систему необхідно внести інформацію про залишки по складах, відділеннях (структурних підрозділах) та на постах (у маніпуляційних кімнатах, кабінетах).

Для цього, в реєстрі "Оприбуткування" створити картки оприбуткування залишків датою місяця, що передує даті старту роботи з модулем (тобто якщо починаємо вести облік з 1 січня 2022р, то залишки вносимо на 31.12.2021р). 

Робота з модулем ТМЦ

Оприбуткування (прийом товару на головний склад)

Даний реєстр призначений для внесення залишків на початку роботи з модулем і фіксування накладних про отримання на Головний склад лікарських засобів та медичних виробів для подальшого розподілу між відділеннями та підрозділами ЛЗ.

Для того щоб оприбуткувати товар на склад ЛЗ, необхідно відкрити реєстр "Оприбуткування" і натиснути кнопку "Створити".

У вікні, що відкриється, потрібно ввести загальну інформацію про оприбуткування. 

Загальні поля картки "Оприбуткування":

• Номер – порядковий номер картки в системі, генерується автоматично системою після збереження картки;
• Дата - дата отримання ТМЦ на склад;
• Склад отримання* - обираємо необхідні дані по складах ЛЗ;

Увага! Користувач зможе обрати з випадаючого списку всі склади організації з типом "Склад" або "Відділення"

• Постачальник - текстове поле, для довільного внесення інформації про постачальниках;
• Отримав - обираємо спеціаліста складу, який отримав ТМЦ за даною накладною;
• Відповідальна особа постачальника - текстове поле, для довільного внесення інформації по особі постачальника;
• Погодив - обираємо спеціаліста, який погодив дане оприбуткування.

Натиснути "Зберегти". 

Після внесення загальних даних, заповнюємо другий блок картки та вносимо оприбуткуавання необхідної номенклатури, натиснувши кнопку "Створити".

Після цього можемо додавати по черзі номенклатури, які ми отримали по даній накладній обираючи з каталогу та заповнюємо такі поля:

• по назві чи артикулу,
• одиниці вимірювання,
• кількість,
• ціну,
• вимагається (за необхідності сформувати для накладну (вимогу),
• серію,
• термін придатності
• джерело фінансування.

Вартість система розрахує сама. Натискаємо "ОК".

Якщо потрібної номенклатури немає у Каталогу номенклатури її можна додати через кнопку "Створити".

У формі, що з'явиться, необхідно заповнити відповідні поля.

Для розширеного пошуку, натискаємо на лупу.

В блоці "Документ (Номенклатурний)" для формування реєстр отриманих прибуткових накладних потрібно вказати "Тип документу" Накладна прибуткова та зазначити її номер. 

Після внесення всього переліку по накладній, перевіряємо внесену інформацію і натискаємо "Зберегти і закрити". Товар оприбутковано.

В реєстрі залишків сформувались картки з інформацією про наявність товару на складі-оприбуткування.

Функції імпорту/експорту даних

Система дає можливість завантатажити дані у картку Оприбуткування. Використання за допомогою кнопку "Імпорт"  чи вивантажити їх кнопку спецдії "Експорт". 

Для імпорту документу накладної з інших систем, необхідно натиснути на кнопку "Імпорт" та обрати завчасно підготований за зразком Excel-файл. Натискаємо "Відкрити".

Система видасть певне повідомлення про імпорт даних.

Якщо все добре, натискаємо на головній панелі "Зберегти і закрити". Документ руху збережено.

У іншому випадку виправляємо помилки у файлі чи вносимо в каталог нову номенклатуру і повторно імпортуємо дані.

Переміщення (видача товару на відділення, пости, кабінети тощо)

Реєстр "Переміщення" призначений для фіксування руху товару з одного складу (наприклад, з головного) на інші склади (або відділення, пости, кабінети).

Після здійснення оприбуткування можемо тепер видати отримані товари на склади структурних підрозділів ЛЗ (відділення, амбулаторії, пости, кабінети тощо).

Для цього переходимо в реєстр Переміщення, натискаємо кнопку "Створити".

У картці, що відкриється вказати:

• Дата - дата створення переміщення,
• Склад-видачі - обираємо необхідні дані по складу, що видає товар,
• Склад-отримання - обираємо склад, який отримав товар,

Увага! Як склад-видачі користувач може обрати лише ті склади, для яких в нього налаштовано видимість, а як склад-отримання будь-який склад організації

• Видав - обираємо спеціаліста, який видав товару зі складу,
• Погодив - обираємо спеціаліста, який погодив видачу товару,
• Отримав - обираємо спеціаліста, який отримав товар.

Далі натискаємо кнопку "Створити" щоб додати номенклатурні одиниці, які передаємо на склад-отримання.

У картці, що відкриється, за допомогою кнопки "Пошук" можна побачити залишки по складу і обрати необхідні для переміщення позиції . Сформувавши перелік для видачі, відредагуйте колонку "Кількість", вказавши необхідну для видачі кількість (але не більшу за наявну кількість). Натискаємо "Ок".

В картці "Переміщення" також є можливість вказати номери супровідних документів в блоці "Документ (Номенклатурний)".

Після внесення всіх даних натискаємо "Зберегти і закрити".

Переміщення між складами проведено. В реєстрі залишків сформувались картки з інформацією про наявність товару на складі-отримання.

Використання (проведення списання ТМЦ)

Реєстр призначений для фіксації процесу використання (списання) лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров'я.

Після видачі товарів на склади можемо проводити списання використаних товарів через:

• Списання з реєстру "Використання"
• Використання ТМЦ з ЕМК пацієнта

Списання з реєстру "Використання"

Для проведення списання/використання ТМЦ з реєстру "Використання", переходимо в реєстр "Використання", натискаємо кнопку "Створити".

У картці, що відкриється, потрібно вказати склад, з якого буде проводитися списання/використання, тип та підставу списання, і натиснути кнопку "Зберегти".

Опис полів картки:

• Дата - дата проведення факту списання,
• Місце зберігання - обираємо необхідний склад зберігання ЛЗ,

Увага! В полі "Місце зберігання" користувач може обрати лише ті склади, для яких в нього налаштовано видимість.

• Видав - обираємо спеціаліста, який проводить дане списання,
  
• Погодив - обираємо спеціаліста, який погодив дане списання,
• Тип списання - причина списання, не пов'язана з ЕМК пацієнта,

Увага! Для створення списання необхідної номенклатури, пов'язаної з пацієнтом у полі "Тип списання" необхідно обрати одну з причин списання, яка має прив'язку до пацієнта: "Амбулаторна картка", "Стаціонарна картка", "Імунізація пацієнта" або "Медичний запис" та здійснити пошук пацієнта.

• Підстава - вказуємо причину списання.

Далі за допомогою кнопки "Створити" додаємо номенклатурні одиниці, які списуємо/використовуємо.

В картці "Номенклатура (Пошук)" , задаємо необхідні параметри (або декілька параметрів): артикул, група, бухгалтерська назва та натискаємо "Пошук". Також пошук можливий без попереднього внесення параметрів. Якщо натиснути "Пошук", система відобразить всі залишки по складу.

Далі обираємо необхідне найменування  і натискаємо "Додати до списку". Пункти 2-3 повторюємо доки не додамо весь перелік для списання.

Потім необхідно вручну проставити кількість одиниць для списання, так як система автоматично ставить 1, яку за необхідності можна відредагувати (але не більше від наявної кількості).

Для видалення помилково внесеної номенклатури, виділяємо необхідне додане найменування і натискаємо на кнопку "Видалити". 

Після списання всієї необхідної номенклатури, натискаємо "Ок".

Повертаємось в картку Використання, в яку за необхідності можна додати перелік супровідних документів в блоці "Документ (Номенклатурний)". Натискаємо кнопку "Створити" та заповнюємо поля "Тип документа", "Номер документа". 

Після внесення всіх даних натискаємо "Зберегти і закрити".

Списання проведено. В реєстрі залишків сформувались картки з інформацією про наявність товару на складі-отримання.

Якщо аналогічний перелік номенклатур потрібно списати з іншого складу або з іншою підставою списання, замість кнопки "Зберегти і закрити" можна скористатися спецдією "Зберегти та копіювати", яка збереже попередню картку використання та створить нову для проведення списання. Скопійовану картку, за потреби, можна редагувати.

Реєстр залишків на складах

Реєстр залишків формується автоматично і необхідний для моніторингу залишків ТМЦ по складах. Картки реєстру залишків доступні лише на перегляд. Всі поля картки заблоковані. Для перегляду картки реєстру оберіть певну номенклатурну позицію та натисніть "Відкрити" .

Також в реєстрі є можливість експорту залишків товару в Excel-файл через кнопку спецдії "Експорт залишків"  в Реєстрі залишків.

 

Коригування даних у "Реєстрі залишків"

Редагування кількості

Наразі в системі є можливість змінити кількість одиниць, які було отримано чи використано певним складом. Для цього потрібно відкрити картку залишку даної номенклатурної позиції, обрати рядок з потрібним документом руху, натиснути на кнопку "Редагувати", вказати правильну цифру в полі "Нова кількість" (число має бути більше нуля). Натиснути "Ок".

Система сповістить повідомленням про внесення змін у залишок. Кількість буде відкориговано як в картці залишку так і в документі, з якого вносились першочергові дані про рух. 

Видалення позиції з документу руху (оприбуткування, переміщення, використання чи інвентаризації)

Якщо певну позицію було помилково внесено до певного документу руху, її можна видалити відкривши картку залишку по даній номенклатурі, обрати потрібний рядок, натиснути "Видалити". 

 

Проведення інвентаризації

При необхідності проведення звірки залишків по складу з даними, внесеними в систему на поточну дату потрібно скористатись реєстром Інвентаризації. Для проведення події "Інвентаризація" перейдіть в однойменний реєстр та натисніть кнопку "Створити".

У картці інвентаризації оберіть склад, по якому буде проведено інвентаризацію.

Опис полів картки:

• Дата - дата проведення факту інвентаризації,
• Місце зберігання - обираємо необхідний склад зберігання ЛЗ,
• Відповідальний -система автоматично заповнить це поле користувачем, який створює картку. За потреби його можна змінити.

Натисніть на кнопку "Створити" для проведення звірки даних.

У вікні, що відкриється, натисніть на кнопку "Пошук", для відображення залишків по складу і натисніть на кнопку "Додати до списку", щоб додати усі залишки по складу у нижній блок картки для звірки.

У колонці "Наявно" вкажіть кількість фактично наявних на складі одиниць даної номенклатури, у разі її невідповідності очікуваній кількості.

Після звірки і коригування наявної кількості по номенклатурах натискаємо "Ок".

В карті "Інвентаризація" також є можливість додавання типу документу в блоці "Документ (Номенклатурний)".

 

Звітність у модулі ТМЦ

Перегляд залишків

Звіт показує загальний залишок по кожній номенклатурній позиції з можливістю перегляду деталізації інформації в розрізі складів. Для формування звіту потрібно обрати реєстр "Звіти" та "Перегляд залишків".

Заповнити відповідні поля для формування звіту та натиснути кнопку "Перегляд". Система сформує звіт.

Сальдо-оборотна відомість

При формуванні звіту слід звернути увагу на певні нюанси формування параметрів.

При виборі параметра "Включно з підпорядкованими":

• якщо обрати "ні", то кожен склад буде відображено як окреме місце зберігання і всі переміщення на склади з типом Пост, Кабінет, Маніпуляційна кімната будуть рахуватись як окреме надходження, що призведе до загального збільшення оборотів по складах ЛЗ.
• якщо брати "так", то звіт буде формуватиметься аналогічно Додатку 6 (тобто дані по складах з типом відділення будуть формуються включно з даними щодо залишків та використання по постах чи кабінетах даного відділення).

Для формування звіту обрати реєстр "Звіти" та "Сальдо-оборотна відомість". Заповнити відповідні поля для формування звіту та натиснути кнопку "Перегляд". Система сформує звіт.

 

Звіт про використання ТМЦ

Звіт відображає інформацію про використання лікарських засобів та медичних виробів як по конкретному складу та і по групі складів як і Звіт про використання лікарських засобів та медичних виробів. В даному звіті просто трохи інший формат даний.

Звіт можна сформувати як по конкретному складу так і по всіх складах закладу.

Для формування звіту обрати реєстр "Звіти" та "Звіт про використання ТМЦ". Заповнити відповідні поля для формування звіту та натиснути кнопку "Перегляд". Система сформує звіт.